Opsætning af ny ejendom/forening til uHabi

For at en ny ejendom/forening kan komme på uHabi, er der nogle ting som skal være opsat i Unik Bolig, og i admin.lm360.dk 

Denne vejledning guider dig igennem steps i de to systemer. 

Unik Bolig

Engangs opsætning 

Da I først blev opsat til uHabi i Unik Bolig, var der nogle forskellige ting som skulle opsættes. De er blot vist herunder, for at I kan se hvad der bør være opsat i tilfælde af, at I er på en ældre version af Unik Bolig, hvor dette ikke er standard opsat. 

Der vil altså være en overgangs periode når i onboarder bestyrelser på uHabi første gang, hvor noget skal rettes manuelt, og noget sker automatisk på ny oprettelser af bestyrelser, og det afhænger også af hvilken version i er på af Unik Bolig. 

Oprettelse af funktionsgruppe til bestyrelsesmedlemmer eller omdøb til uHabi bestyrelse

Sti: Generelt – tilpasning – Adgangsbegrænsning – Funktionsgrupper

Sti: Filer – Indstillinger – kontakter – Funktioner

Markeringen i feltet ”vis bestyrelsesfelter for funktioner”, skal være sat, da det ellers ikke er muligt at angive hvilken periode en funktion er valgt for.

Felterne fremkommer når man opretter funktionen på ejendommen.

Sti: Bolig – Ejendom – kontakter – Opret/rediger funktion.

Webløsninger – funktionsgrupper og brugernavn

Funktionsgruppen bruges til at kunne se bestyrelsernes indbakke i administrators workflowindbakke.

Webløsning – Beboerweb

Hvilke adressefunktioner skal der oprettes som bruger i et lejemål. OBS på GDPR.

Webløsning – Bestyrelse

Hvilke adressefunktioner tegner bestyrelsen defineres her. 

Forretningsgang – Weblogin styring

Opsætning af forretningsgang til oprettelse af brugere i Unik Bolig. Her skal forretningsgangen ”Web loginstyring lejer” være oprettet. Findes den ikke i forvejen, tryk på opret.

Der spørges ind til kunden omkring adgang før og efter indflytning og fraflytning.

Hvis man ikke har den datoformel som man ønsker f.eks. +/- 1 måned. Kan denne oprettes i “generelt→ Tilpasninger → Kodetabel → ”løbedage". 

Husk at tilknytte “Total” under tilknytninger. 

Ejendomsopsætning

På ejendommen som skal være synlig på uHabi, skal der være markering i feltet Adgang til BeboerWeb under Stamdata 2 | Diverse:

Hvis ejendommen har en bestyrelse tilknyttet, og de skal kunne benytte uHabi´s bestyrelsesdel, skal der også sættes markering i feltet Adgang til BestyrelsesWeb:

Bruger opsætning

Adgang til BeboerWeb

Denne del vil virke automatisk, hvis denne opsætning er lavet : se afsnittet længere oppe omkring:  "Oprettelse af funktionsgruppe til bestyrelsesmedlemmer eller omdøb til uHabi bestyrelse"

Juridisk lejere skal have en web bruger tilknyttet. For at sikre at beboerne på ejendommen har en webbruger, kan man køre masserettelsesguide. Se afsnittet om Masserettelsesguide længere nede. 

På lejeren under Kontakter skal du højreklikke på Juridisk lejer → Rediger kontakt | Funktioner

En webbruger kan have et brugernavn, som eks. indeholder 2 bogstaver og 6 tal. 

Dette kan defineres under Filer | Indstillinger | Webløsninger | Unik Web Platform

Adgang til Bestyrelsesweb

Hvis Juridisk lejer skal være bestyrelsesmedlem, skal denne oprettes som bestyrelsesmedlem. 

Hvis ikke beboeren har funktionen Bestyrelsesmedlem skal denne oprettes under “Funktion”  → Højreklik på funktionen “Bestyrelsesmedlem” og vælg “Naviger til kartotek”

Under Brugertyper skal brugeren have markering i BestyrelsesWeb

Husk at når et bestyrelsesmedlem stopper i en bestyrelse, skal markeringen fjernes igen. 

Adgang til at lave udlæg

( ikke nødvendigt - krav er reg og kontonummer eller spr nummer på bestyrelsesmedlemmet) !!!!!!!!!!!!!!!!

Marker den Juridisk lejer, som skal kunne lave udlæg, og tildel dem funktionen Beløbsmodtager

Højreklik på "Juridisk lejer" → “Rediger kontakt”

Kommentar til dette skærmbillede: 

Vælg Funktion

Udfyld nedenstående felter

Brugeren er nu oprettet med funktionen Beløbsmodtager

Masserettelsesguide

Som udgangspunkt opsættes det altid, at der påføres en webbruger, når I opretter en ny kontaktperson. 

Dog anbefaler vi at I kører masserettelsesguiden, for at sikre at alle brugere får tildelt en webbruger. 

Følg nedenstående for at tjekke, om alle brugere har fået tildelt en webbruger. 

Hvis den kommer med en advarsel som denne, så betyder det blot, at alle beboere på denne ejendom har web adgang:

Hvis den finder lejere som ikke har en web adgang, vil den vises sådan her :

Den viser herunder de lejere som ikke har en webbruger tilknyttet. 

Her kan man fjerne markeringen, hvis brugeren ikke skal have adgang til web.

Du har nu sikret dig at ejendommens boende lejere har fået tildelt en webbruger. 

Du er nu færdig med din opsætning i Unik Bolig, og fortsætter herunder til din opsætning i www.admin.lm360.dk

 Admin.lm360.dk 

Ejendomsopsætning - Aktivering

Ejendommen er nu aktiv og klar til opsætning

Tryk nu på “linjen” med ejendommen et vilkårligt sted, og tag nu stilling til om der er nogle funktioner som skal slåes fra på denne ejendom.

Hvis felterne er “blå” så er funktionerne slået til på denne ejendom. Vær opmærksom på at uHabi kun viser de forskellige funktioner hvis der er noget at vise. f.eks.  Under dokumenter vises kun dokumenter, hvis der er opsat “notetyper” inde i menupunktet “dokumenter” under opsætning. 

f.eks.

Det er derfor vigtigt at du ved, om i har valgt at opsætte alle ejendomme ens, eller om i har valgt at lave forskellige opsætninger på forskellige ejendomstyper, eller helt nede på ejendoms niveau. 

Hvis i har sat flueben i "Vælg alle “ ejendomme/afdelinger”, så vil den opsætning i har lavet, slå igennem på alle nye ejendomme i opsætter, og derfor vil jeres opsætning være færdig uden at skulle ind på hver enkelt menupunkt og opsætte. 

Vi anbefaler altid at i ved endt opsætning af en ny ejendom, gå ind og tester at det virker. Det kan i gøre ved at “impersonate” under funktioner. 

Impersonation betyder, at I kan logge på en webbruger på den givende ejendom, og se hvad den pågældende beboer kan se i uHabi. På den måde kan i tjekke at opsætningen ser fin ud. 

Impersonation

Søg blot på lejemåls nummeret for at få brugerne vist. 

Hvis der vises et navn, så har beboeren været logget ind i uHabi, hvis ikke, vil beboeren stå med deres Webbruger navn, under “ikke-oprettede brugere”

Vælg den bruger som du vil impersonate

Tryk på "Log  ind" 

Du kan nu klikke rundt, og se om det ser ud som forventet. 

Hvis alt er ok, kan der nu udsendes onboarding brev fra Unik Bolig, for at gøre beboerne på ejendommen opmærksom på dette nye beboer Univers.