Fakturagodkendelse i uHabi

Indledning til fakturagodkendelse

Fakturagodkendelse bygger på jeres administrators workflow. Det betyder at det er administrator som har opsat flowet. Flowet bestemmer f.eks. om der er beløbsgrænser, hvor mange personer skal godkende, og er det nogle bestemte personer som skal godkende. 

Det du blot skal forholde dig til er at du får den fordi du skal godkende fakturaen. Der er selvfølgelig mulighed for at afvise fakturaen også. 

Sådan aktiverer du fakturagodkendelse i uHabi første gang

For at du som bestyrelsesmedlem kan godkende fakturaer fra administrator, skal du have aktiveret menupunktet faktura (faktura/udlæg), første gang du trykker på menuen. 

Du skal bruge en webbrugeradgangskode, og den kan du finde på følgende måde: 

1. Den kan være selvvalgt hvis du tidligere har benyttet bestyrelsesweb. Det er samme kode der skal bruges. 
   1. Hvis du ikke kan huske din kode kan du kontakte din administrator for at få den nulstillet. 
2. Du kan finde den i det brev du har modtaget fra din administrator omkring uHabi.  
   1. Brevet indeholder: 
      1. Brugernavn:
      2. Kodeord: (Det er dette kodeord du skal bruge) 
      3. Aktiveringskode:

Tryk "Aktiver"

Du har nu aktiveret menuen, og har fremover adgang til at godkende fakturaer fra din administrator.

Hvis du har fakturaer til godkendelse, vil de ligge i denne menu. 

Skærmbilledet herover, viser at der ikke er modtaget fakturaer til godkendelse inden for den seneste måned. 

Sådan søger du på faktura som du tidligere har godkendt eller afvist

Du kan i denne søgebjælke søge tidligere fakturaer frem. 

Dette kan være smart i forhold til at tjekke tidligere priser, eller se kommentarer, eller godkendere. 

Visning af anden persons faktura indbakke

Denne funktion kan bruges for at du får vist en anden persons fakturagodkendelses indbakke. 

Du kan ikke behandle dem, du kan blot få dem vist. 

Hvis du ikke kan vælge nogen i denne liste, skyldes det at det hos administrator ikke er opsat. 

Behandling af faktura

Fakturagodkendelse er delt op i 3 faner. 

• Afventer godkendelse - Her finder du fakturaer som afventer din godkendelse. 
• Godkendt - Her finder du fakturaer, som du tidligere har godkendt. 
• Afvist - Her finder du faktuaer, som du tidligere har afvist

Afventer godkendelse

Denne faktura afventer din godkendelse. 

Indtil nu er der 0 ud af 5 godkendere som har godkendt/afvist denne faktura. 

1. Tryk et vilkårligt sted på fakturaen, du vil se at den fremhæves med en svag grøn farve inden du trykker: 

1. Her får du vist fakturaen som skal godkendes
2. Information om fakturaen, samt mulige godkendere
3. Kommentarer - her kan man læse kommentarer fra andre, og selv skrive en kommentar. 

Den vil logge (start). Start fortæller hvem der har oprettet den i administrators faktura system. 

(Set) fortæller hvem der har set fakturaen første gang. Det sker også fra administrators system.

Den vil logge en note når man skriver en kommentar: (Note) Dette vil oprettes for alle som opretter en kommentar på denne faktura uanset om det er sket i uHabi eller administrators system. 

Du skal du vælge om du vil godkende og lukke, afvise fakturaen, eller sende den til faktura ansvarlig. 

Send til faktura ansvarlig 

her har du mulighed for at sende til den fakturaansvarlige, og skrive en kommentar

Afvis faktura

Ved afvisning af en faktura, skal du skrive en begrundelse. 

f.eks. 

• Prisen vi aftalte var xx.xx kr. - jeg har talt med leverandøren, og de sender en kreditnota
• Forkert vare modtaget - afventer kreditnota

Godkend faktura

Ved godkendelse kan du skrive en kommentar og afhængig af administrators workflow, kan du også vælge hvem den næste der skal godkende er. Begge eksempler vist herunder. 

Alm. godkendelse af fakturaen

f.eks. 

• Godkendt herfra
• Obs. Vi afventer kreditnota på xx.xx. men denne må betales når kreditnota er modtaget
• Vedrørende xxxxxx…….. 

Godkendelse med videresendelse af faktura til næste godkender