Derfor skal du klargøre dine data
HabiCen er gjort klar til automatiserede processer og er struktureret på en anden måde end Unik Bolig, derfor er der nogle data fra Unik Bolig, der skal tilrettes:
- Dine finansenheder skal struktureres, så de kan synkroniseres til HabiCen.
- Du skal indtaste supplerende oplysninger til SAF-T - dette er et formatkrav i Bogføringsloven.
Vi beskriver nedenfor, hvordan I opretter funktionen ejer og CVR-nr. De to informationer bliver brugt til at få grupperet jeres finansenheder.
Finansenheder der har det samme CVR-nr. som den finansenhed, der har funktionen Ejer, bliver samlet i en mappe. Det svarer omtrent til en sumenhed i Unik Bolig.
NB
Fik I ikke klargjort jeres data, før I blev onboardet, skal I gøre det nu. Når I har gjort det, skal I kontakte supporten HabiCen via Kundeportalen.
Data du skal klargøre
CVR-nr. på finansenheder
Du skal sørge for, at der er CVR-nr. på alle finansenheder. CVR-nr. bliver brugt til at gruppere finansenhederne i HabiCen.
Har du et selskab / en boligforening med to eller flere ejendomme / afdelinger, skal du indsætte CVR-nr. på alle finansenheder.
Personligt ejede ejendomme har ikke et CVR-nr. og bliver i HabiCen oprettet som ”løse” ejendomme. Alle personligt ejede ejendomme uden CVR-nr. bliver vist i en samlet gruppe i HabiCen. Det skyldes, at HabiCen pt. kun understøtter selskaber.
Du tilføjer CVR-nr. på finansenhederne i menuen: Finans I Finansenhed I Stamdata
Ejer-rolle på finansenheder tilknyttet selskabet.
Hvert selskab skal have en ejer, som er den juridiske ejer af selskabet (=selskabets / foreningens navn). Du opretter ejer-rollen som en funktion på selskabets finansenhed (denne rolle / adressefunktion er med i Unik Bolig fra og med version 2023.2).
NB Funktionen Ejer må kun være oprettet én gang for hvert CVR-nr.
Er der flere finansenheder med samme CVR-nr. bliver de i HabiCen tilknyttet den finansenhed, som har funktionen Ejer.
Administratorer med fx ejer- eller andelsboligforeninger, skal udfylde ejer-rollen / adressefunktionen for hver forening, da der er tale om selvstændige enheder med egne CVR-numre.
Opret rolle / adressefunktion i menuen: Finans | Finansenhed | Kontakter
- Klik på Kontakt nederst til højre, og vælg Søg kontakt og opret funktion.
- Søg navn frem eller opret en ny kontakt.
- Type skal være Firma.
Opret med CVR-nr., navn og adresse inkl. husnummer, postnr., by og land. - Klik på OK
- Vælg funktionen Ejer
Kontaktperson på ejer-rolle
Du skal oprette en kontaktperson på ejer-rollen. Det skal være en kontaktperson i selskabet / foreningen fx økonomiansvarlig, bestyrelsesformand, direktør. Det gør du i menuen: Finans | Finansenhed | Kontakter
- Højreklik på Ejer, og vælg Rediger kontakt
- Vælg punktet Kontaktperson
- Klik på Kontakt nederst til højre, og vælg Opret ny kontaktperson
Som minimum indtastes for- og efternavn.
Likvidkonto på finansenheder
HabiCen understøtter SAF-T formatet som Bogføringsloven kræver det. For at kunne danne dette udtræk i HabiCen, skal der udfyldes en bankkonto på likvidkontoen i Unik Bolig.
- Gå til menuen: Finans | Likvidkonti | Likvidkonti
- Vælg finansenhed
- Vælg konto
- udfyld relevante oplysninger om bankkonto
Det er ikke et krav, at I benytter SAF-T udtræk, men vi anbefaler, at I opretter både kontaktperson og likvidkonto, da vores system validerer på oplysningerne.
