Opsætning og brug af Udlæg 

Forord

Udlægs funktionen i uHabi, fungerer kun for bestyrelsesmedlemmer. 

Udlægsfunktionen bruges til at bestyrelsesmedlemmer kan uploade et udlæg, som efterfølgende sendes til godkendelsesproces, og derefter bogføres af administrator i admin.lm360.dk

Unik Bolig

Definer udlægstyper

Vælg kontoplan:  De fleste bruger kontoplan 4, som er standard kontoplanen. Benytter i en anden, vælger i blot den. 

Under Udlægstyper kan du se hvilke udlægstyper bestyrelserne kan vælge. Når de vælger en af nedenstående, så bogføres udlægget direkte ind på den konto som er tilknyttet. 

Admin.lm360

I Admin.lm360 opsætter man beløbsgrænser pr. ejendom. Det er også i admin.lm360 at man som administrator bogfører de udlæg som kommer ind. 

Hvis ikke der opsættes en beløbsgrænse, kan bestyrelsesmedlemmerne selv godkende egne bilag, og sende til bogføring. 

Hvis der er beløbsgrænse, vil bestyrelsesmedlemmet blive bedt om at vælge x antal personer som skal godkende bilaget. Dette styres ikke af noget flow, men blot ud fra hvad der er aftalt på den enkelte ejendom/forening.  Så hvis ejendom 2-1 har en aftale om at min. 2 bestyrelsesmedlemmer skal godkende bilaget, så vælger bestyrelsesmedlemmet som har oprettet udlæget, blot 1 person mere som skal godkende. 

Opsætning af beløbsgrænse

Bogføring af Udlæg

Når man som Administrator skal bogføre et udlæg, så kan man f.eks. filtrere på ejendom/afdeling. 

Man trykker blot på linjen for at åbne udlægget. 

Her kan man se informationer om bilaget, og se hvilke bestyrelsesmedlemmer som har godkendt det. 

Man kan under kommentarer se og tilføje kommentarer til udlægget.  Man kan skrive frem og tilbage med bestyrelsesmedlemmet indtil at bilaget er bogført eller afvist. 

Dette kan administrator se i admin.lm360:

Dette kan bestyrelsesmedlemmet se: 

Afvisning af udlæg 

Hvis man som administrator afviser udlægget, f.eks. pga. dårlig billedkvalitet af bilaget, eller forkert kontering. 

Så vil bestyrelsesmedlemmet se den i uHabi på denne måde: 

Bogføring af udlæg

Tryk bogfør for at bogføre bilaget i Unik Bolig. 

Den bliver nu bogført på den konto som er tilknyttet bilagstypen “Afdelingsmøder” i kontoplanen. 

Den er ligeledes klar til udbetaling i udbetalingsguiden. 

Udbetalingsguiden danner en fil, som uploades i banken. 

Der udbetales via nemkonto, hvis CPR nummer er påført i Unik bolig. Ellers udbetales det via registreringsnummer og kontonummer, som bestyrelsesmedlemmet har oplyst, eller påført i uHabi, under profil indstillinger. 

uHabi

Sådan oprettes udlæg af bestyrelsesmedlemmer

Bilag til godkendelse i bestyrelsesmedlemmets “indbakke”. 

Herunder ser i hvordan et bestyrelsesmedlem kan se hvilke udlæg som de skal godkende før de sendes videre til administrator i admin.lm360. 

Den nederste på dette skærmbillede, er oprettet af dette bestyrelsesmedlem selv, og derfor står den blot til afventer godkendelse, da den afventer et andet bestyrelsesmedlem, inden den kan bogføres hos administrator. 

Udlægsdatoen kan ændres på af administrator. Men andre felter kan ikke ændres. Hvis noget skal ændres, skal bilaget afvises, og bestyrelsesmedlemmet skal oprette på ny. 

Beløbsgrænsen - hvis over beløbsgrænsen kommer den videre til b

Over beløbsgrænse, så skal der vælges godkendere. 

FAQ

Er det korrekt forstået at et udlæg laves af bestyrelsen og kan kun oprettes hvis man er bestyrelsesmedlem og ikke når man er lejer/beboer.
- Ja det er kun bestyrelsesmedlemmer som kan oprette udlæg. Dog kun hvis funktionen er slået til på ejendommen i admin.lm360.dk under ejendomsopsætning. 

Er det korrekt forstået at et udlæg som bestyrelsen har oprettet skal godkendes af ejendomsadministrator i LM 360, og kan vi sætte op at man får en mail når der ligger udlæg til godkendelse?

- Udlægget som bestyrelsen opretter, skal godkendes af de personer som bestyrelsesmedlemmet har påført i oprettelsen af udlægget. Ejendomsadministrator skal så bogføre det fra Admin.lm360.dk fra menuen Udlæg. Man kan på nuværende tidspunkt ikke få en notifikation på at der ligger bilag til bogføring i admin.lm360.dk, men det er en god ide, og jeg tager videre til PO'en på produktet. I vil derfor selv have det som en del af jeres proces at logge ind og bogføre udlæggene. 

Er det korrekt forstået at et udlæg ”automatisk ” bliver bogført når et udlæg godkendes i LM 360 af ejendomsadministrator, men at det efterfølgende skal manuelt udbetales eller oprettes i Workflow til udbetaling?

- Udlæggene kommer over i udbetalingskladden til bogføring.

Flowet er:



1. Bestyrelsesmedlem opretter udlæg

2. Udlægget kommer over i admin.lm360.dk til bogføring

3. Udlægget bogføres på den konto som er påført udlægstypen inde i standardkontoplanen. 

4. Udbetalingen ligger i udbetalingsguiden, og klar til udbetaling når denne fil dannes, og uploades i banken. Der kan udbetales via reg.nr. og kontonummer, eller NemKonto hvis der er cpr-nummer på beløbsmodtageren.