Sådan opsættes Dokumenter i Admin.lm360
I uHabi kan beboeren og bestyrelsesmedlemmer se de dokumenter, I vælger at give dem adgang til. Det sker via opsætning i admin.lm360. Hvis der foreligger dokumenter i Unik Bolig, kan I vise dem, når der er tilknyttet en notetype på et af de fire niveauer:
- Selskab
- Ejendom
- Lejemål
- Lejer
Så snart der foreligger et nyt dokument i Unik Bolig på en notetype, der er opsat til visning i uHabi, vil beboere og bestyrelse kunne se dokumentet.
Alt efter hvilke boligtyper I administrerer, kan der være forskellige typer dokumenter, som skal udstilles til forskellige ejendomme og funktioner. Du kan lave en opsætning som passer til specifikke boligtyper, enkelte ejendomme, dokumenter kun til bestyrelsesmedlemmer, og hente noter fra Unik Bolig på de fire listede niveauer.
Dokumentopsætningen vil kun vise noget i uHabi, hvis der er journaliseret noter i en udstillet notetype.
På nedenstående billeder ser du et par eksempler på hvad der kan sættes op.
Opsætning
Sti: https://admin.lm360.dk → uHabi →Dokumenter
Dokumentgrupper
Tryk på Opret dokumentgruppe. Så får du denne boks:
- Start med at give din dokumentgruppe en god overskrift i feltet Dokumentgruppe navn. Det er denne overskrift, der vises i uHabi.
- Tag stilling til om denne dokumentgruppe, kun indeholder dokumenter som bestyrelsen må se.
- Tag stilling til, hvilke boligtyper, eller enkelte ejendomme, der skal have adgang til de dokumenter, som sættes op i denne dokumentgruppe.
NB
Vigtigt at vide i forhold til valg af ejendomme
Alle ejendomme / afdelinger
Vælger man alle gælder opsætningen for alle aktive ejendomme på uHabi. Og aktiverer man senere nye ejendomme på uHabi, gælder opsætningen også for disse.
Tilgængelige ejendomstyper
Vælger man tilgængelige og fx almene gælder opsætningen for alle aktive ejendomme med pågældende ejendomstype. Det kommer også til at gælde for de ejendomme med pågældende ejendomstype, man fremadrettet aktiverer.
Se nedenstående skærmbillede.
NB
Vigtigt at vide i forhold til valg af enkelte ejendomme
Vælger man blot enkelte ejendomme, skal man være opmærksom på, at denne kun gælder for de ejendomme man har valgt, og at det ikke virker ved nye aktiverede ejendomme. Her vil man skulle administrere det, og huske det når man aktivere en ejendom. Denne måde at gøre det på, kan være hvis en bestyrelse i en ejendom ønsker noget særligt opsat for netop deres ejendom.
Se nedenstående skærmbillede.
Vælg Ikon
Man kan vælge det ikon, man synes giver mening ift. sin dokumentgruppe. Standard er det typiske mappe-ikon, som ses herunder markeret med blåt.
Notetyper
Under “Notetyper” skal man vælge de notetyper fra Unik bolig, som man gerne vil vise under denne oprettede dokumentgruppe, i uHabi.
Listen som man åbner, afspejler de notetyper i har oprettet i Unik Bolig.
Angiv max antal måneder en fil skal vises
Under dette punkt, kan du angive et antal måneder, filerne skal vises i. Skriver du 36, bliver visningen deaktiveret, når der er gået 36 måneder fra dokumentoprettelse i Unik Bolig.
Lader du feltet stå tomt, vises dokumenterne ubegrænset.
Adgangsniveau
Under Adgangsniveau vælger du ud fra hvor noten ligger i Unik Bolig. Fx
- Hvis du vil vise en lejekontrakt, skal du vælge beboer, da denne note ligger på beboerniveau.
- Hvis du vil vise en husorden, ligger den oftest på ejendomsniveau.
Kommer du til at vælge det forkerte niveau, bliver der ikke vist noget i uHabi, fordi systemet ikke kan fange de relevante dokumenter.
