Bestyrelsesfunktionen i Unik Bolig
I forbindelse med at der kommer udskiftning i bestyrelserne på ejendommene, skal dette rettes i Unik Bolig.
Dette for at tidligere bestyrelsesmedlemmer ikke længere har adgang til uHabi bestyrelsesfunktionen, men blot deres bolig, hvis de er beboere.
Bestyrelsesmedlem stopper i bestyrelsen
Når et bestyrelsesmedlem træder ud af bestyrelsen, skal dennes uHabi bestyrelses adgang deaktiveres.
Det er vigtigt at man IKKE sletter bestyrelsesmedlemmet på ejendommen, men blot sætter en stopdato ind på personens funktion. Hvis man sletter bestyrelsesmedlemmet, så forsvinder historikken, og fluebenet som giver adgang til bestyrelsesdelen i uHabi “bestyrelsesweb” bliver ikke fjernet automatisk, men dette skal så gøres efterfølgende.
Sådan deaktivere du et bestyrelsesmedlem
Sti: Bolig→Ejendom →Kontakter → “dobbelklik på kontakten”
Påfør stopdato i i de 2 blanke felter.
Bestyrelsesmedlem træder ind i bestyrelsen
Når et bestyrelsesmedlem træder ind i bestyrelsen, skal personen oprettes med en bestyrelsesfunktion de har, i Unik Bolig på ejendommen.
Alt afhængig af den opsætning I har lavet i filer→Indstillinger i Unik Bolig, gør systemet noget forskelligt.
Vi anbefaler at man opsætter sin Unik Bolig ud fra nedenstående vejledning.
Dette er en engangs opsætning og ligger til grund for hvilke steps man skal igennem når man opretter et nyt bestyrelsesmedlem.
Oprettelse af funktionsgruppe til bestyrelsesmedlemmer eller omdøb til uHabi bestyrelse
Sti: Generelt – tilpasning – Adgangsbegrænsning – Funktionsgrupper
Tilføj standard funktionsgruppe til bestyrelsesweb- brugere (uHabi)
Funktionsgruppen bruges til at kunne se bestyrelsernes indbakke i administrators workflowindbakke.
Tilknyt funktioner
Sti: Filer – Indstillinger – kontakter – Funktioner
Funktioner, der må tilknyttes flere gange til samme enhed:
Her kan du opsætte om en funktion må tilknyttes mere end en gang på en ejendom.
F.eks. kan du her tilføje bestyrelsesmedlem, således du ikke behøver at have 7 funktioner som hedder, Bestyrelsesmedlem 1, bestyrelsesmedlem 2 o.s.v.
Det er smart, da du så er fri for at tjekke, hvilket nummer man er kommet til, samt det ser pænere ud, når det bliver vist i uHabi.
Funktioner der angiver bestyrelsen i en ejendom ( bestyrelsesweb og uHabi)
Her angiver du hvilke funktioner, som bestyrelsen indeholder.
Det kan være forskelligt fra kunde til kunde, men man skal altid vælge alle de typer der er, også selvom blot sekretær kun findes på 2 ud af 50 bestyrelser. Man lader blot være med at vælge den funktion på ejendommen, hvis ikke den findes derpå.
Markeringen i feltet ”vis bestyrelsesfelter for funktioner”, skal være sat, da det ellers ikke er muligt at angive hvilken periode en funktion er valgt for.
Webløsning – Bestyrelse
Sti: Filer→ indstillinger → Webløsninger → Bestyrelse
Her skal du også definere du hvilke adressefunktioner som definere bestyrelsen.
Felterne fremkommer når man opretter funktionen på ejendommen.
Sti: Bolig → Ejendom → kontakter → Opret/rediger funktion.
Påfør Funktionen og sæt en periode på.
Sæt en start dato på. (eksempel 17-10-2019)
Det er også her man sætter en slutdato på, når bestyrelsesmedlemmet stopper som bestyrelsesmedlem.
Opret Ekstern Bestyrelsesmedlem
Hvis man har et bestyrelsesmedlem, som ikke er beboere på den ejendom de er bestyrelsesmedlem i, skal personen oprettes som Ekstern Bruger i Unik Bolig.
Sådan gør du:
Sti: Unik Bolig → Generelt→ Tilpasninger→ Adgangsbegrænsning → Ekstern Bruger
Påfør Initialer og Brugerens Navn
f.eks.
DNI
Dorthe Nielsen
Tilknyt Kontakt
Du skal nu tilknytte den kontakt, som denne bruger har.
Søg kontakten, Vælg den, og tryk Vis.
Vælg Ok
Vælg funktion: bruger
Periode: Skriv dato tilbage i tid.
Bestyrelse: Datoen for hvornår bestyrelsesmedlemmet trådte ind i bestyrelsen.
Web
Opret kodeord. Kodeordet bruges til at aktivere Fakturagodkendelse i uHabi, og skal kun bruges 1 gang.
Brugeren kan nu inviteres til uHabi brev 90070.
Brevet indeholder relevant information, og også kodeordet som er oprettet herover.
Se vejledning: Invitation til login på uHabi - Unik System Design A/S
Brugeren synkroniseres efter 4 timer over i admin.lm360.dk
Hvis der er brug for at du kan se brugeren med det samme, kan du logge ind i admin.lm360, under ejendoms opsætning, og vælge selskab, og ejendom, og trykke på synkroniser emails.
Herefter kan du se Brugeren under impersonation, når du søger på ejendommen.
